Quelle démarche suivre pour optimiser l’organisation du travail de votre point de vente alimentaire ?
La distribution alimentaire en France est arrivée au terme d’un cycle, le marché n’obéissant plus aux règles qui l’eussent « autrefois » régi : le parc des points de vente couvre largement le territoire national, les acteurs sont – trop – nombreux, la concurrence se développe à travers la multiplication de modèles E-commerce, sur des segments de marchés hyperspécialisés ou inspirés du hard discount.
Le client, lui, n’a jamais eu autant de choix en termes d’offre et de canaux de distribution. Et ses habitudes de consommation, liées aux progrès technologiques notamment, tendent toujours plus vers le « Tout, tout de suite, et à portée de main ». Par exemple, les offres de livraison à domicile « express » explosent à travers des acteurs comme Picnic, Cajoo, ou Frichti. Les prestations de certaines sociétés, comme Gorillas, Dija ou Flink, sont même effectuées en dix minutes pour les parisiens !
Dans ce contexte complexe, où il est plus difficile de maintenir ses résultats économiques, l’optimisation des opérations en point de vente devient dès lors une nécessité, et parfois une question de survie. Il s’agit à la fois de garantir une tenue du magasin irréprochable, d’améliorer l’expérience client, et d’ouvrir toujours plus de services liés à l’e-commerce … tout en préservant la rentabilité.
L’enjeu est sportif, et l’impact sur les opérations en magasin, important. La nouvelle donne nécessite la plupart du temps une adaptation, et pour certains magasins, une transformation de l’organisation du travail des équipes, d’autant que la crise sanitaire est passée par là ! Ceci-dit, l’exploit n’est néanmoins pas impossible.
A ce titre, la plateforme Timeskipper propose une démarche outillée et méthodologique, permettant aux directions des enseignes et des points de ventes, d’accompagner cette transformation.
Mettre en place un système de mesure
Il s’agit dans un premier temps, d’évaluer les pratiques existantes en point de vente (c’est-à-dire la manière d’exécuter les tâches), et de s’appuyer sur le volume d’heures de travail, généré par l’activité traditionnelle du magasin, et les nouvelles activités (préparation des commandes liées au Drive, Click and Collect et livraisons à domicile). L’exercice consiste à créer un référentiel de temps en deux étapes :
- La description de l’organisation du travail en processus, tâches et opérations.
- Le chronométrage des temps unitaires, nécessaires à la réalisation des tâches liées aux flux clients, produits et aux tâches récurrentes de gestion du magasin, pour établir des standards de temps.
La plateforme Timeskipper intègre ce référentiel de temps et permet de modéliser les tâches pour ensuite en valoriser la charge de travail. Pour cela, vous aurez également besoin des prévisions de vente (établies d’après les historiques de caisse) et des données réelles des flux produits et colis.
A la fin de cette étape, vous êtes en mesure de savoir si les tâches sont effectuées dans les bons temps et de la bonne manière, par rapport à ce qui a été mesuré, c’est-à-dire entre le niveau d’exigence et la réalité.
Vous souhaitez en savoir plus
sur la plateforme de pilotage TimeSkipper
Dimensionner les équipes et évaluer le potentiel de gain
Ici, il est question de modéliser l’activité par équipe et collaborateur et calculer la charge de travail quotidienne correspondante, à partir des temps mesurés. A ce titre il est très important de connaître quelles sont les tâches incontournables effectuées par jour et par rayon, ainsi que leur ordre d’exécution, l’objectif étant de formaliser une journée type par métier, couvrant 75 à 80% de l’activité.
L’outil Timeskipper permet de mettre en évidence le volume d’heures nécessaires pour réaliser l’activité, par typologie de tâche, et de lisser cette charge de travail, de manière équitable entre les collaborateurs, et en fonction de leurs compétences.
Ensuite, en comparant la charge de travail de chaque collaborateur à ses horaires planifiés, la solution Timeskipper identifie le potentiel de temps disponible pour chaque personne et chaque équipe. Ce temps disponible constitue la marge de manœuvre pour absorber les nouvelles activités, notamment la préparation des commandes liées au Drive, au Click and Collect et à la livraison, et garantir la bonne tenue du magasin et sa rentabilité.
Cette phase vous permet de valider le fonctionnement de votre modèle, en termes d’efficacité et d’allocation des ressources aux nouveaux services, mais également de préconiser des points d’amélioration à exploiter, afin de gagner en productivité.
Capturer les gains et optimiser votre organisation au jour le jour
L’outil Timeskipper, à partir des journées et semaines types paramétrées, calcule la charge de travail, en fonction des données terrain du jour. Cette charge est comparée quotidiennement avec les horaires de travail planifiés de chaque collaborateur, et chaque équipe, afin d’en identifier le potentiel temps disponible. Vos décisions sont guidées par l’usage de tableaux de bord et d’indicateurs clés de l‘outil, très simples et rapides à exploiter.
En fonction des variations d’activité au cours de la journée, l’outil vous permet de jouer de la flexibilité des équipes et de la polyvalence des individus. Par exemple, afin de préparer les commandes liées à un pic d’activité E-commerce, dans le délai imparti, les équipes Drive ou Click and Collect, pourront bénéficier des heures disponibles d’une équipe LS, qui leur prêtera main forte. On peut également imaginer des heures sans activité en caisse, utilisées pour la tenue du magasin … En cas d’absence non prévue, il devient également possible de faire réaliser la tâche de la personne absente par un autre collaborateur …
En distribution alimentaire, il existe toujours entre 15 et 30% de temps disponibles récupérables, l’enjeu étant d’en capturer au moins la moitié !
La plateforme Timeskipper, permet d’entretenir cette démarche méthodologique, et de rentrer dans une logique d’amélioration continue : au fur et à mesure de l’utilisation de l’outil, vous améliorez et maintenez l’optimisation de l’organisation, tout en maitrisant les coûts et les process.
La rentabilité de votre point de vente s’améliore, quant au retour sur investissement, c’est une affaire de trois à six mois maximum ! Pour en savoir plus, demandez une démonstration en ligne !
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