Comment choisir votre logiciel de planning d’activité ? Les fonctionnalités clés pour la distribution

Pendant de nombreuses années, le secteur de la distribution n’a pas eu besoin de se remettre en cause : les surfaces de vente et le chiffre d’affaires augmentaient, la rentabilité était au rendez-vous. Aujourd’hui, le secteur vit une mutation sans précédent – concurrence accrue et transformation digitale – imposant à tous les acteurs de faire évoluer les modèles économiques, pour vendre mieux, plus, tout en maîtrisant les coûts … d’où la nécessité de gérer l’activité quotidienne des équipes pour retrouver le chemin de la rentabilité.

En effet, les ressources humaines constituent la première charge en distribution après les produits et avant le loyer ! Il est donc essentiel de les piloter de très près pour répondre aux exigences du métier : « Retail is Detail ». Pour y arriver il est devenu indispensable d’évaluer, d’organiser et de répartir la charge de travail au quotidien, ainsi que de pouvoir la gérer en temps réel et en mobilité, en tenant compte des flux réels et des dernières données prévisionnelles. Seul un logiciel de pilotage d’activité quotidienne est en mesure de couvrir ce besoin ; c’est un complément aux logiciels de Work Force Management qui optimisent et planifient les horaires de travail. Quel périmètre fonctionnel et quels critères retenir pour choisir un logiciel de planning d’activité ? Voici nos recommandations.

 

Un logiciel de planning d’activité doit permettre …

… de modéliser l’organisation du point de vente

L’objectif de cette fonctionnalité est d’adapter le logiciel à l’organisation cible du point de vente. L’outil doit permettre dans un premier temps, de structurer l’organisation en processus, tâches (prioritaires, obligatoires et à horaires contraints) et opérations, en définissant une maille de pilotage par tâche.

Il s’agit de modéliser une journée type ou une semaine type pour chaque collaborateur, en fonction de ses compétences, des priorités données aux équipes et des spécificités de votre activité.

 

… de prévoir en intégrant les  flux réels et les flux prévisionnels

Cette opération consiste à estimer de manière précise le temps d’une tâche, en prenant en compte des flux réels (exemples : livraison de produits, nombre de produits/colis/palettes livrés, volumes de promotions anticipés, commandes de produits à préparer pour la livraison à domicile ou le drive …) et des flux prévisionnels clients et articles vendus (nombre de produits vendus qui font l’objet d’un conseil à la vente, nombre d’heures effectué en caisse …).

De cette manière, l’outil calcule par exemple le temps de vente prévisionnel par univers et par rayon, pour tel ou tel article, avec une indication du moment de la journée où ces ventes se dérouleront.

Il calcule également le temps de mise en rayon par famille de produit, le nombre d’heures de caisse nécessaire et à quels moments …

Il est de plus en plus indispensable, avec l’évolution des nouvelles technologies, de posséder un logiciel présentant un module capable tirer profit de l’IA afin d’améliorer la qualité des prévisions. En effet, l’IA capte très facilement les données externes, et les modes de calcul sont « auto apprenants »

 

Un logiciel de planning doit gérer les contraintes métier et les aléas

 

L’intégration des contraintes métier et des aléas est nécessaire si l’on souhaite piloter l’activité au plus proche de la réalité du terrain.

Quelles sont les contraintes métier et comment sont-elles prises en compte ?

Dans le secteur de la distribution, les principales contraintes métier concernent la multi affectation des collaborateurs à des familles de produits, l’introduction ou non de la polyvalence des équipes, la gestion des priorités entre les tâches, et la coexistence de plusieurs typologies de tâches (tâches à temps variable, tâches avec des heures de début et fin obligatoires, tâches à horaires fixes ou tâches laissées à l’arbitrage des managers).

Multi affectation des tâches : si vous décidez d’affecter un ou plusieurs collaborateurs à une ou plusieurs familles de produits, d’une ou plusieurs allées, votre logiciel de planning doit être en mesure de calculer le temps de mise en rayon par produit ou par famille ou par allée, pour chaque collaborateur, tout en tenant compte des priorités qui lui sont affectées et de ses horaires. Complexe mais essentiel.

Polyvalence : si une personne dont les priorités sont en caisse pour un temps défini, prend en charge par la suite des heures de conseil à la vente ou de tenue de rayon, l’outil doit être en mesure de gérer, en fonction des priorités qui lui ont été affectées et qui ont été renseignées pour cet employé, son affectation à ces différentes tâches et au bon moment.

Seul un algorithme de calcul d’optimisation est capable de gérer la complexité de la combinaison de toutes ces contraintes et caractéristiques métier : assurez-vous que le logiciel de planning choisi possède ce précieux moteur.

 

Les aléas intégrés par l’outil de pilotage pour réadapter le planning si nécessaire

Absences prévues ou non, retards, remplacements sont autant de facteurs qui peuvent bouleverser l’activité quotidienne et entraîner une perte de temps. Votre logiciel de planning  doit prendre en compte ce type d’événements, afin qu’ils soient replanifiés, à travers notamment la reprise des horaires ou des activités de la personne absente, par un collaborateur ou un remplaçant.

Pour piloter l’activité quotidienne, un logiciel de planning se doit de gérer un planning semi automatisé et assisté

Les mots d’ordre : rapidité, efficacité et simplicité !

 

Un planning évolutif simple à réaliser

 

Votre outil doit se révéler efficace dans le calcul et l’affectation automatiques des principales tâches opérationnelles à chaque employé, selon les priorités décidées et son expertise. Vous devez pouvoir y visualiser très rapidement les plages horaires libres et les compléter facilement en fonction d’une liste de tâches prioritaires établie lors de la modélisation de votre activité.

Si les collaborateurs sont équipés (PDA, tablette, téléphone …), le planning du jour leur est envoyé, ainsi, chacun sait ce qu’il doit faire et à quel moment !

 

Suivi des tâches à réaliser et réalisées

Afin d’optimiser le suivi des tâches au cours de la journée, le manager comme le collaborateur doivent être à même de pouvoir renseigner la tâche comme effectuée sur le planning général.

Le suivi du réalisé ne doit pas être systématique, mais doit être accessible, afin de pouvoir réallouer la charge de travail avec équité, en temps réel, dans certaines conditions, à certains moments de la journée, et susciter l’entraide. Si pour une raison ou une autre, certaines tâches n’ont pas été réalisées, le logiciel permet de les replanifier d’un simple clic.

 

Un logiciel de planning doit inclure un module de reporting et la gestion des tableaux de bord pour contrôler et décider

Le reporting est essentiel au contrôle de la bonne planification et des performances des équipes du point de vente, ainsi qu’à titre individuel. A travers l’outil de pilotage d’activité, il permet d’identifier les temps libres et les marges de manœuvres afin de lisser la charge de travail et améliorer l’équité de sa répartition.  Ainsi il peut être décidé de se réapproprier certaines heures pour mieux accompagner le client, mieux préparer le rayon, en fonction des besoins et des priorités du point de vente.

L’outil de reporting d’un logiciel de planning doit présenter de manière claire à quoi étaient consacrées les heures travaillées avant leur récupération et leur réaffectation. En effet, il est important de se rendre compte des tâches dans lesquelles l’énergie a été placée, et évaluer si cette affectation était bien choisie. Cela revient à bien connaître les affectations de la totalité des heures payées pour identifier les marges de manœuvre et les axes d’amélioration.

Choisissez un logiciel de planning permettant un enregistrement quotidien du planning horaire et des tâches prévues et réalisées, de manière à ce que chacun puisse l’utiliser selon sa fonction :

• Pour les collaborateurs : suivi de leur activité quotidienne
• Pour le manager : reporting quotidien + reporting hebdomadaire compilant les performances des ses équipes, pour identifier les améliorations possibles, réadapter au besoin les charges de travail et ainsi gagner du temps par personne et par jour.
• Pour la direction : reporting mensuel pour analyser finement l’activité, identifier le potentiel de gains par équipe et les opportunités d’amélioration. Il constitue un véritable outil d’aide à la prise de décision.

 

Un logiciel de planning doit pouvoir piloter tous les niveaux de l’organisation

Les personnes qui utilisent le logiciel de planning ont des attributions et des niveaux de responsabilité différents : votre outil doit donc gérer le profil et les autorisations de chacun, du collaborateur à la direction de l’enseigne, en passant par le manager ou le directeur d’un point de vente.

De même, afin de généraliser un déploiement dans un groupe, le logiciel de planning doit être conçu pour gérer plusieurs sociétés, plusieurs enseignes et plusieurs magasins.

Enfin, l’outil doit permettre aux collaborateurs, et cela au sein même d’un seul point de vente, de travailler dans la langue de leur choix.

 

Intégration avec les autres systèmes d’information

Au regard du nombre important de données à récupérer, et de leur nature différente, assurez-vous que l’outil sur lequel vous avez jeté votre dévolu puisse s’intégrer avec des systèmes d’information de tous types, sachant qu’une solution Saas présente un atout indéniable. En priorité, le logiciel de planning doit pouvoir être intégré :

• Aux logiciels d’approvisionnement pour récupérer les flux de livraison quotidiens
• Aux logiciels de caisses pour prévoir les passages en caisse ou les données prévisionnelles de vente de produits à conseil
• Aux éventuels logiciels de Work Force Management ou SIRH afin de récupérer les plannings horaires et le nom des employés
• …

Dans la distribution, les paramètres et critères qui influent sur le temps de travail sont nombreux. Leur intégration à un planning individuel est certes complexe mais néanmoins nécessaire. Le logiciel de planning doit donc présenter des fonctionnalités qui répondent à une méthodologie rigoureuse, en s’appuyant sur l’automatisation et la technologie, sans quoi l’inefficacité opérationnelle, la perte de temps et donc de rentabilité s’invitent inévitablement dans le quotidien du point de vente. D’où la nécessité de piloter l’activité à l’aide d’un outil puissant et complet !

 

Timeskipper est l’éditeur Saas d’une plateforme de pilotage de l’activité quotidienne conçue par des experts de la distribution alimentaire et spécialisée, qui aide les managers à améliorer la performance de leur point de vente, ou les enseignes à matérialiser une nouvelle organisation pour en faciliter l’appropriation par les équipes. Véritable innovation technologique, les process Timeskipper captent des données et produisent des informations qui n’existaient pas auparavant.  La plateforme. Mise en œuvre simple, prise en main facile, accompagnement personnalisé, l’outil permet des gains significatifs très rapidement avec un ROI inférieur à  6 mois !