Comment améliorer le management en magasin grâce à un outil de pilotage d’activité ?

Savoir exercer l’autorité pour mieux servir le client, telle pourrait être la définition du « Bien manager » dans la distribution. Un art qui s’illustre dans le quotidien de la vie du point de vente, à travers la solide compétence opérationnelle, l’exemplarité sans faille, et les qualités humaines des responsables d’équipes. «Le savoir être » d’un manager  n’étant pas forcément inné, il est primordial qu’il y travaille et s’améliore en continu, pour acquérir légitimité et estime auprès de ses collaborateurs. Il n’est pas toujours aisé de décider en toute impartialité, de fixer des repères sans imposer une volonté, de corriger avec bienveillance, ou encore d’exiger le meilleur avec calme et humanité … alors que la pression de la rentabilité et de la concurrence sont toujours plus accrues, et la réactivité en temps réel un impératif dans un secteur d’activité en mouvance perpétuelle.

Et si la technologie permettait justement de développer ces vertus en automatisant vos tâches managériales ? Une idée pouvant sembler paradoxale, d’autant qu’il est question de relations humaines. Aussi, c’est à travers les dix pré-requis essentiels au bon exercice de la fonction de manager, que nous vous proposons de vous présenter la manière dont un outil de pilotage d’activité peut totalement s’inscrire dans l’amélioration du management, au sein du point de vente. Démonstration …

1 – Le manager doit se révéler être une personne de confiance, juste et équitable.

L’outil de pilotage d’activité permet d’évaluer la charge de travail et constitue ainsi un moyen factuel de la répartir de manière équitable entre les collaborateurs. Par voie de fait, plus le manager attribue des charges justes et équitables, plus il gagne en légitimité, et grandit de manière saine dans sa fonction. Une progression au mérite en quelque sorte …

2 – En tant que chef des troupes, le manager doit se montrer exemplaire.

Montrer l’exemple, les bonnes pratiques du geste ainsi que la conduite des valeurs, constitue un pouvoir de référence. En attribuant la charge de travail à chacun, grâce à l’outil de pilotage d’activité, il est plus facile d’identifier et aider les personnes nécessitant d’être accompagnées. Attention, il ne s’agit de pas de faire à la place de, mais bien de transmettre un savoir faire … et un état d’esprit. Cette notion d’exemplarité appelle également à l’irréprochabilité.

3 – Pour être respecté, le manager doit être compétent.

Le manager s’améliorera en faisant grandir son équipe. A cet effet, la prérogative d’un outil de pilotage d’activité réside dans le fait de « faire mieux avec les mêmes », dans la transparence et la justesse. Il met en évidence de façon automatique, les pistes de réflexion et de progrès pour faire faire plus aux collaborateurs, de manière organisée et pérenne. Ainsi, le manager augmente son niveau d’exigence dans la sérénité et la bienveillance mais sans complaisance, en préservant la santé et le bien-être de ses équipes : une vraie compétence qui force le respect !

4 – Pour bien commander, le manager doit connaître et considérer ses collaborateurs.

Comment exiger l’excellence de la part de ses collaborateurs ? En leur faisant parvenir des signaux de confiance et de considération, afin qu’ils puissent sentir qu’ils sont respectés … tout simplement. Dans ce cas, le rôle de l’outil de pilotage d’activité est de leur indiquer concrètement, qu’ils font partie du dispositif et qu’ils sont reconnus comme appartenant à une équipe dans laquelle ils ont leur place et leur rôle.

5 – Le manager doit donner du sens à l’action.

Ce point rejoint le précédent, car l’approche transparente de l’édition des plannings quotidiens, donne du sens à l’action, en répondant aux questions « Suis-je reconnu ? » et « A quoi est-ce que je sers ? ». Le fait d’afficher ce planning, renforce à lui seul l’importance de chaque collaborateur dans le dispositif. Cette reconnaissance managériale et collective va également donner du sens à la mission que chacun doit individuellement mener à bien, pour le point de vente, le responsable et l’actionnaire … par conséquent, légitimer les raisons de faire et bien faire.

6 – Le manager doit toujours s’exprimer clairement et calmement …

… en particulier en cas de dysfonctionnement opérationnel ou de conflit sous jacent. L’outil de pilotage d’activité fournissant des informations factuelles et mathématiques, le discours du manager est indiscutable. C’est de cette manière que ce dernier conserve plus facilement son self contrôle car il lui est ainsi possible d’imposer sa posture sans brutalité. L’outil permet en effet de favoriser la montée en puissance de l’autorité naturelle. Un must donc, pour le bien être de tous !

7 – Le manager doit savoir dire non …

… son assertivité s’appuyant sur l’outil de pilotage d’activité. En effet, il est difficile pour un collaborateur d’affirmer ne pas avoir le temps de réaliser une tâche inscrite au planning. Son responsable, en fonction des données qui ont été intégrées à l’outil – qui plus est en collaboration avec ses équipes – peut se rendre compte en temps réel de ce qu’il est possible de faire ou pas. C’est donc en tout état de cause et avec des arguments pertinents que le manager peut et doit dire non.

8 – Le manager doit rapidement reprendre ses collaborateurs et leur apporter une explication de correction, mais jamais en public.

L’outil de pilotage d’activité sert aussi à pointer la récurrence d’une situation inadaptée. Cela peut se matérialiser par exemple, à travers une surcharge de travail sur une même personne, aux mêmes horaires et le même jour, chaque semaine ; ou au contraire des temps sans activité pendant les heures de travail, pour un groupe de personnes affectées à un secteur, sur un créneau horaire chaque jour ; ou encore un travail mal effectué en raison d’un nombre de catégories affectées trop important pour une seule personne. Une fois la problématique identifiée, le manager peut la mesurer et la comprendre, en échangeant de manière constructive avec son collaborateur. Les actions correctives apportées n’en seront que plus pertinentes et pérennes.

9 – Le manager doit former ses équipiers en continu.

Comme expliqué précédemment, l’outil de pilotage d’activité permet de cibler les personnes qui doivent être formées, en mettant en évidence par exemple, des difficultés à terminer une tâche dans les temps impartis, et à enchaîner avec une autre tâche.

Dans ce cas, le manager se rend sur le terrain avec son collaborateur, afin d’observer ses méthodes, déceler ses points de progression (par exemple la perte de temps dans ses déplacements …) et lui montrer les bonnes pratiques pour gagner du temps. Le cas est fréquemment observé chez les nouvelles recrues, auxquelles les bons gestes n’ont pas été transmis ou chez des personnes qui présentent une ancienneté importante, mais qui ont pris de mauvaises habitudes de travail jamais corrigées.

10 – Le manager doit renforcer la cohésion des équipes

De manière visuelle, grâce aux plannings de l’outil de pilotage, les collaborateurs peuvent entamer leur journée de manière sereine, car ils possèdent une visibilité sur leur journée et savent ce que l’on attend d’eux. Le sentiment de justesse et d’équité qui en résulte, augmente naturellement la cohésion du groupe, même en cas d’épreuve, car la sensation d’injustice est absente. De même, les indicateurs fournis par les tableaux de bord de l’outil, permettent au manager de partager les succès. En effet, lorsque l’équipe prend conscience de ses progrès (diminution des heures disponibles nettoyage systématique de la surface et des supports de vente, temps réservés au rangement …), le sentiment de fierté et de mieux être ne peut qu’engager à continuer … ensemble.

Lorsque le manager grandit à travers sa compétence, sa justesse, son exemplarité et ses qualités humaines, il fait grandir ses équipes, qui développent envers lui, une confiance plus forte, une véritable estime et du respect : un mix idéal qui s’inscrit à l’intérieur d’un cercle vertueux, pour servir l’autorité de ce dernier, et par conséquent une meilleure efficacité des équipes. Le seul outil de pilotage d’activité existant pour la distribution et permettant au manager de s’améliorer, se matérialise en la plateforme Timeskipper. Si l’amélioration du management n’entrait pas dans ses premières prérogatives, le retour des utilisateurs a mis en évidence son rôle d’aide à l’encadrement. En effet, au quotidien, Timeskipper fournit les moyens de bien commander, réapprendre à décider, insuffler la cohésion d’équipe, encadrer et concevoir, grâce à des informations nouvelles qui n’existaient pas auparavant. En résumé, l’animation managériale est bien du ressort, et même au cœur de l’offre de la plateforme Timeskipper … la transparence de l’information oblige à un courage managérial, pour aider les managers à devenir meilleurs et amener leurs équipes encore plus loin !

La plateforme Saas de pilotage d’activité au quotidien Timeskipper, vous permet de matérialiser et modéliser votre nouvelle organisation, intégrer en temps réel les variations de l’activité de votre point de vente ainsi que les alea et les contraintes liées à votre métier, comme la polyvalence ou la multi affectation. Des temps mal utilisés sont identifiés et récupérés pour être investis dans les innovations en lien avec l’amélioration des performances du point de vente. Pour réaliser vos objectifs et les dépasser, pensez Timeskipper !