5 raisons de mettre en place un outil de pilotage d’activité dans vos points de vente

Pas de repos pour la distribution ! Alors que la mutation du secteur s’est accélérée durant la crise sanitaire, elle se poursuit dans un contexte de forte tension économique et sociale.

En effet, il s’agit aujourd’hui d’augmenter sinon préserver la part de marché, en assurant au client une expérience optimale, additionnée d’un prix attractif et surtout compétitif … inflation et concurrence constituant une combinaison challengeante au possible. Il est également question de savoir comment contenir des coûts de fonctionnement, qui à l’instar de l’énergie ou des matières premières, n’en finissent plus d’augmenter … tout comme les salaires d’ailleurs, dans cet environnement instable où recrutement et rétention sont sérieusement mis à mal.  Ajoutons à ces joyeusetés, des difficultés d’approvisionnement et de livraison qui perdurent.

Dans ces conditions, l’impact sur l’activité du magasin est incontestable. Aussi, l’orchestrer met à rude épreuve l’organisation, qui doit faire preuve d’une capacité d’adaptation et d’une réactivité opérationnelles hors normes. Et ce, en veillant au bien être des collaborateurs et à la qualité du service rendu. Il en va de la préservation des marges et de la rentabilité ! 

La solution : piloter l’activité au quotidien. Et pour conduire la mission jusqu’au succès et à la pérennisation, un outil de pilotage performant, en adéquation avec les pratiques métiers et les exigences des clients, est indispensable. 

Zoom sur cinq raisons pour lesquelles nous vous conseillons fortement sa mise en place.

Un outil de pilotage pour bien organiser l’activité de son magasin

Pour améliorer la performance d’un point de vente, il est impératif de savoir sur quoi concentrer ses efforts, donc de bien connaître la manière dont s’articule l’activité de celui-ci en l’état : qu’est-ce qui est réellement effectué, combien de temps nécessite la réalisation de chaque tâche, et quels critères influencent la charge de travail ? 

Dans un point de vente de petit format par exemple, ce sont l’ordonnancement des tâches et une vision précise des collaborateurs disponibles qui sont primordiaux. Cela permet de répondre à trois cas de figure :

• la charge de travail calculée peut-elle être réalisée avec les personnes présentes ?
• le nombre de personnes présentes est-il en mesure d’absorber un aléa (retard, absence imprévue, …) ?
• le nombre de personnes présentes permet-il une affectation de certains collaborateurs à d’autres tâches, comme la formation ou la gestion du magasin ?

Au cœur du pilotage d’activité, il y a donc la capacité à calculer une charge de travail pour prévoir et dimensionner des équipes, mieux ajuster les horaires aux besoins opérationnels, et répartir le travail à l’équipe ou à l’individu.

Pour des formats plus grands, dans un contexte de tension sur les ressources, il est devenu indispensable d’être capable d’identifier les collaborateurs d’un secteur qui pourront être mis à disposition des équipes d’un autre secteur, et ce, au quotidien. Et c’est cette compétence qui permet de juger de la bonne fluidité d’une organisation.

Dans le cadre de l’orchestration de l’activité du point de vente, l’outil de pilotage d’activité modélise tout type de format de magasin et contribue à fluidifier l’organisation, en tenant compte du profil des collaborateurs, de leurs principales tâches et priorités, ainsi que des besoins opérationnels. La manière dont les ressources sont utilisées pendant les heures travaillées est ainsi mise en lumière, constituant la base des pistes d’amélioration.

Un outil de pilotage pour identifier les temps libres et prendre les bonnes décisions

Justement, parlons-en des pistes d’amélioration. Saviez-vous que 20 à 30% des temps sont mal utilisés dans la distribution ? On parle d’insuffisance de tâches à effectuer pendant les heures travaillées, de la réalisation de tâches sans valeur ajoutée, ou d’heures supplémentaires liées à des surcharges de travail, alors qu’au même moment, d’autres personnes sont disponibles. Ce n’est pas une fatalité car tout ce temps perdu peut être récupéré grâce à l’outil de pilotage d’activité. 

En effet, une fois que l’on connaît de manière transparente, qui fait quoi et le temps que cela demande, l’intégration de toutes ces données et leur gestion automatisée permet de manière très simple, de comparer la charge de travail avec les heures travaillées. 

C’est à ce moment-là, que l’on peut d’identifier les temps libres par individu, par équipe et par journée. Ainsi ces heures disponibles sont réaffectées en connaissance de cause et de manière efficace aux priorités et aux tâches à valeur ajoutée. La charge de travail est lissée et répartie avec équité et en toute visibilité : terminées les surcharges et les sous charges ! Chaque heure de travail est rendue utile.

C’est l’enregistrement quotidien de l’activité dans l’outil, qui fournit des données de reporting permettant une analyse fine pour prendre les décisions pertinentes et pérennes. 

L’enjeu ? L’amélioration des performances du point de vente bien entendu !

Un outil de pilotage d’activité pour fédérer les équipes autour de nouvelles façons de travailler

Les bouleversements auxquels est confronté le secteur de la distribution imposent de nouvelles postures aux collaborateurs. En effet, en réponse aux enjeux de flexibilité, la polyvalence et la multi affectation sont introduites comme de nouvelles manières de travailler et de savoir-être. L’objectif visé est de faire mieux, en faisant différemment !

L’outil de pilotage : support de la dynamique managériale

C’est au manager qu’incombe la responsabilité de la motivation et de l’engagement des équipes autour de l’objectif commun : la performance du magasin. 

Dans cette optique, l’outil de pilotage offre plusieurs fonctionnalités qui vont faciliter l’animation managériale :

1. Le calcul de la charge de travail à partir de données terrain objectives ;
2. Sa répartition équitable au sein des équipes : lissage de la charge de travail et programmation des tâches pour une seule ou plusieurs catégories de personnes.
3. L’affectation de collaborateurs ou d’équipes à des heures en polyvalence, là où l’activité le demande (renfort en caisse, implantation de rayon sur une ou plusieurs familles de produits, conseil à la vente ou encore en animation de magasin) en tenant compte des profils, des compétences, des priorités et des horaires de travail de chacun;
4. L’édition du planning de charge : support final produit au terme des calculs et des affectations automatiques, sur lequel s’appuie le manager pour animer son briefing matinal quotidien. 

La solution permet non seulement au manager de gagner en crédibilité, mais elle offre une transparence et une équité qui facilitent l’engagement des équipes.

L’outil de pilotage pour comprendre sa propre contribution aux objectifs de l’équipe

Chaque collaborateur connait ce qui doit être réalisé par lui-même et par les autres pour le bon fonctionnement du magasin : cette vision transparente de l’activité et de l’utilité de chacun au sein du groupe, valorise la co-responsabilité et constitue un véritable vecteur de motivation.

Les collaborateurs développent l’entre-aide, la responsabilisation, l’autonomie et de nouveaux savoirs faire, en bénéficiant d’horaires adaptés. Le taux d’occupation des équipes pendant les heures travaillées est ainsi optimisé dans un climat social plus serein pour tous, et une dynamique mieux adaptée au contexte actuel. Le champ des possibles est ouvert aux employés et la position du manager est renforcée !

Un outil de pilotage d’activité pour optimiser l’expérience client

Ré-enchanter le point de vente pour apporter une valeur ajoutée par rapport à la concurrence et prendre des parts de marché, constitue, nous l’avons bien compris, l’un des enjeux de survie auquel doit répondre la distribution. 

Il s’agit d’améliorer la tenue des rayons, l’accueil, d’animer le magasin, de prodiguer le meilleur conseil à la vente, d’accélérer le passage en caisse, et de développer des services toujours plus pointus et rapides, qu’il s’agisse de livraison, de Drive, ou de Click and Collect. Défi gargantuesque certes, mais tout à fait réalisable, pour peu que l’outil de pilotage ait sa place dans l’équation.

En effet, grâce à l’organisation de votre activité, à l’intégration de la réalité du terrain, à la gestion des nouvelles manières de travailler et à la récupération des heures mal utilisées, l’outil de pilotage vous permet d’affecter vos ressources de temps et de personnel dans l’expérience client : ce dernier est mieux reçu et conseillé, les produits désirés sont présents dans les rayons, la surface de vente est propre et bien balisée, le temps d’attente en caisse est diminué, les tâches liées aux services mieux assurées. 

L’expérience client est donc plus agréable, sans frustrations : le panier est plus et mieux rempli, le chiffre d’affaires augmente et il est de nouveau possible de s’autoriser à penser « sauvetage des marges ! »

Un outil de pilotage d’activité pour être au plus près de la réalité du terrain

L’activité du point de vente est impactée par la variation constante des volumes, les retards, les absences prévues ou non, les remplacements et divers aléas. De plus, elle est dépendante de la fréquence et du rythme des livraisons, ainsi que des pics ou creux de fréquentation, qu’il faut anticiper au risque de les subir. Aussi, les données en provenance du terrain sont en perpétuelle mouvance.

L’outil de pilotage intègre ces flux ainsi que les événements extérieurs et les contraintes métier liées à la typologie d’horaires et de tâches, (à temps variable, avec des heures de fin, à horaires fixes ou laissées à l’arbitrage du manager). 

Au titre de ces différentes capacités, l’outil de pilotage d’activité permet de maîtriser l’équation charge/capacité sur trois horizons opérationnels.

Usage de l’outil de pilotage sur un horizon temps de trois semaines

L’outil de pilotage d’activité calcule une charge de travail prévisionnelle trois semaines à l’avance, et la compare avec les horaires de travail fournis par le Workforce Management. A ce moment-là, il s’agit d’estimer si cette charge pourra être absorbée. 

Les horaires sont alors réajustés pour mieux correspondre aux besoins terrain.

Usage de l’outil de pilotage à J-1

A J-1, l’outil de pilotage prend en compte les dernières données disponibles, c’est-à-dire les données réelles concernant les livraisons de produits ainsi que des prévisions de fréquentation plus précises.

Ces informations sont intégrées pour calculer les charges de travail variables comme les temps de tenue de caisse, de mise en rayon ou encore de conseil à la vente. De même, les éventuelles absences connues à ce moment-là sont prises en compte. 

La charge de travail est alors lissée et équilibrée de manière équitable sur les équipes présentes, et chacun sait ce qu’il aura à faire le lendemain, grâce à la réédition d’un planning plus précis !

Usage de l’outil de pilotage le jour J

Le jour même, si aucun aléa n’est constaté, les tâches sont effectuées comme prévu.

En cas d’imprévu, il est possible de régir de manière efficace et s’adapter, l’outil mettant en évidence les marges de manœuvre pouvant être utilisées pour un renfort d’activité éventuel. Dans le cas par exemple d’une demande additionnelle de préparations e-commerce, l’outil indique sur l’ensemble du magasin, quels collaborateurs peuvent être mobilisés sur l’activité pour faire plus de chiffre. Et ce, plusieurs fois dans la journée !

Aussi, le jour même l’allocation des ressources est adaptée en temps réel aux variations de charge (pics ou baisses d’activité) et aux aléas, en fonction des dernières informations intégrées. Au quotidien, la charge de travail est donc mieux estimée selon les moments de la journée, et peut être réajustée si nécessaire : au plus près de la réalité, anticipée et donc non subie !

En ouvrant les portes d’un horizon opérationnel en temps réel, l’outil de pilotage permet non seulement une réactivité sans commune mesure, mais aussi d’optimiser le taux d’occupation des équipes au dernier moment, tout en préservant la bonne réalisation des tâches. 

Expérience client, prévision de la charge de travail, motivation des équipes, bon usage de l’heure, maîtrise de l’équation charge/capacité en temps réel : l’intérêt de disposer d’un outil de pilotage est incontestable. 

A ce titre, le concept de pilotage de la charge de travail constitue le cœur même de l’activité de la société Timeskipper qui a développé, un véritable savoir-faire en la matière. Connaissance des opérations en magasin et de leurs bonnes pratiques, techniques de chronométrage pointues, capacité à intégrer des données de diverses provenances, usage de l’IA et des algorithmes de maching learning : l’entreprise accompagne les enseignes de la distribution depuis plus d’une décennie, dans le cadre de problématiques métiers liées à différents besoins : 

• Amélioration de l’accueil client lors d’un projet de transformation, comme l’agrandissement d’un magasin ;
• Optimisation des coûts de distribution tout en améliorant la tenue des magasins

• Situation de retournement exigeant des grains de productivité rapides 

En mode Saas, l’outil de pilotage éponyme a été pensé par des professionnels de la distribution pour des professionnels de la distribution. Unique dans le secteur, la plateforme Timeskipper constitue la solution d’optimisation de l’activité des équipes en magasin la plus complète et la mieux aboutie du marché. Sa mise en œuvre est rapide, sa prise en main simple et intuitive, et son intégration conçue pour tous les systèmes d’information. Avec un ROI constaté en moins de 6 mois, les résultats sont significatifs !