Der Einzelhandel kommt nicht zur Ruhe! Der Wandel des Sektors hat sich während der Gesundheitskrise beschleunigt und setzt sich in einem Umfeld starker wirtschaftlicher und sozialer Spannungen fort.
Heute geht es darum, Marktanteile zu gewinnen oder zu halten, indem man den Kunden ein optimales Erlebnis bietet, kombiniert mit einem attraktiven und vor allem wettbewerbsfähigen Preis… Inflation und Wettbewerb sind eine schwierige Kombination. Es stellt sich auch die Frage, wie die Betriebskosten unter Kontrolle gehalten werden können, die ebenso wie die Energie- und Rohstoffkosten ständig steigen … ebenso wie die Löhne und
Gehälter in einem instabilen Umfeld, in dem die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern stark unter Druck steht. Hinzu kommen anhaltende Liefer- und Versorgungsschwierigkeiten.
Unter diesen Umständen sind die Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit nicht von der Hand zu weisen. Die Bewältigung dieser Probleme stellt die Organisation auf eine harte Probe, da sie eine außergewöhnliche Anpassungsfähigkeit und operative Reaktionsfähigkeit unter Beweis stellen muss. Das Wohlergehen des Personals und die Qualität der erbrachten Dienstleistungen müssen gewährleistet sein. Es geht darum, die Margen und die Rentabilität zu erhalten!
Die Lösung: die tägliche Arbeit steuern. Um die Mission erfolgreich und nachhaltig zu gestalten, bedarf es eines leistungsfähigen Steuerungsinstruments, das mit den Geschäftspraktiken und den Anforderungen der Kunden im Einklang steht.
Fünf Gründe, warum wir Ihnen die Einführung eines solchen Instruments dringend empfehlen.
Ein Steuerungsinstrument, um die Aktivitäten in einer Filiale gut zu organisieren
Um die Leistung einer Filiale zu verbessern, muss man wissen, worauf man sich konzentrieren muss, d.h. man muss genau wissen, wie die Arbeit in der Filiale organisiert ist: Was wird tatsächlich getan, wie viel Zeit wird für jede Aufgabe benötigt und welche Kriterien beeinflussen die Arbeitsbelastung?
In einer kleinen Verkaufsstelle ist es z.B. sehr wichtig, die Aufgaben zu planen und einen genauen Überblick über die verfügbaren Mitarbeiter zu haben. Es können drei Fälle unterschieden werden:
Kann das berechnete Arbeitspensum mit den anwesenden Personen bewältigt werden?
Kann mit der Anzahl der anwesenden Personen ein unvorhergesehenes Ereignis (Verspätung, unvorhergesehene Abwesenheit, …) aufgefangen werden?
Erlaubt die Anzahl der anwesenden Personen die Zuweisung bestimmter Mitarbeiter zu anderen Aufgaben, wie z.B. Schulungen oder Lagerverwaltung?
Im Mittelpunkt des Tätigkeitsmanagements steht also die Fähigkeit, die Arbeitsbelastung zu berechnen, um Teams zu planen und zu bemessen, die Arbeitszeiten besser an die betrieblichen Erfordernisse anzupassen und die Arbeit auf Teams oder Einzelpersonen zu verteilen.
Bei den größeren Verkaufsstellen ist es angesichts der angespannten Ressourcenlage unerlässlich geworden, Mitarbeiter aus einem Bereich identifizieren zu können, die den Teams eines anderen Bereichs zur Verfügung gestellt werden können, und zwar täglich. Und es ist diese Kompetenz, die es ermöglicht, das reibungslose Funktionieren einer Organisation zu beurteilen.
Bei der Orchestrierung der Filialaktivitäten modelliert das Tool zur Aktivitätssteuerung alle Arten von Filialformaten und trägt zu einer reibungsloseren Organisation bei, indem das Profil der Mitarbeiter, ihre Hauptaufgaben und -prioritäten sowie die betrieblichen Anforderungen berücksichtigt werden. Auf diese Weise wird deutlich, wie die Ressourcen während der Arbeitszeit genutzt werden.
Ein Steuerungsinstrument, um freie Zeiten zu erkennen und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Kommen wir nun zu den Verbesserungsmöglichkeiten. Wussten Sie, dass 20-30% der Arbeitszeit im Einzelhandel falsch genutzt wird? Es handelt sich dabei um Aufgaben, die während der Arbeitszeit nicht erledigt werden können, um Aufgaben ohne Mehrwert oder um Überstunden aufgrund von Arbeitsüberlastung, obwohl zur gleichen Zeit andere Personen zur Verfügung stehen. Das muss nicht sein, denn all diese verlorene Zeit lässt sich mit Hilfe des Tools zur Aktivitätssteuerung zurückgewinnen.
Sobald transparent ist, wer was macht und wie viel Zeit dafür benötigt, kann durch die Integration all dieser Daten und deren automatische Verwaltung die Arbeitsbelastung ganz einfach mit den geleisteten Arbeitsstunden verglichen werden.
Zu diesem Zeitpunkt kann die verfügbare Zeit pro Person, pro Team und pro Tag ermittelt werden. Auf diese Weise können die verfügbaren Stunden bewusst und effizient den Prioritäten und wertschöpfenden Aufgaben zugewiesen werden. Die Arbeitsbelastung wird geglättet und fair und transparent verteilt: Schluss mit Über- und Unterforderung! Jede Arbeitsstunde wird nutzbar gemacht.
Die tägliche Aufzeichnung der Aktivitäten im Tool liefert Berichtsdaten, die eine genaue Analyse ermöglichen, um relevante und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.
Was steht auf dem Spiel? Natürlich die Verbesserung der Leistung der Verkaufsstelle!
Ein Instrument zur Steuerung von Aktivitäten, um Teams für neue Arbeitsmethoden zu begeistern.
Die Umwälzungen, mit denen der Einzelhandel konfrontiert ist, zwingen die Beschäftigten zu neuen Verhaltensweisen. Als Antwort auf die Herausforderung der Flexibilität werden
Vielseitigkeit und Multi-Tasking als neue Arbeits- und Verhaltensweisen eingeführt. Ziel ist es, besser zu werden, indem man die Dinge anders macht!
Das Steuerungsinstrument: Unterstützung der Managementdynamik
Der Manager trägt die Verantwortung für die Motivation und das Engagement der Teams für das gemeinsame Ziel: die Leistung des Unternehmens.
In diesem Sinne bietet das Steuerungsinstrument mehrere Funktionen, die das Management erleichtern:
Berechnung der Arbeitsbelastung auf der Grundlage objektiver Felddaten;
Ihre gerechte Verteilung innerhalb der Teams: Glättung der Arbeitsbelastung und Planung der Aufgaben für eine oder mehrere Personalkategorien.
Die Zuweisung von Mitarbeitern oder Teams zu polyvalenten Zeiten, wenn die Tätigkeit dies erfordert (Unterstützung an der Kasse, Einräumen der Regale für eine oder mehrere Produktfamilien, Verkaufsberatung oder auch Animation im Geschäft), unter Berücksichtigung der Profile, Kompetenzen, Prioritäten und Arbeitszeiten jedes Einzelnen;
Die Ausgabe der Auslastungsplanung: Das Endprodukt der automatischen Berechnungen und Zuweisungen, auf die sich der Manager bei seiner täglichen Morgenbesprechung stützt. Die Lösung erhöht nicht nur die Glaubwürdigkeit des Managers, sondern bietet auch Transparenz und Fairness, was das Engagement der Teams fördert.
Das Steuerungsinstrument, um den eigenen Beitrag zu den Zielen des Teams zu verstehen.
Jeder Mitarbeiter weiß, was er selbst und was die anderen tun müssen, damit der Laden gut läuft: Diese transparente Sicht auf die Tätigkeit und den Nutzen jedes Einzelnen innerhalb der Gruppe stärkt die Mitverantwortung und ist ein echter Motivationsfaktor.
Die Mitarbeiter entwickeln gegenseitige Unterstützung, Verantwortungsbewusstsein, Autonomie und neue Fähigkeiten, indem sie von angepassten Arbeitszeiten profitieren. Die Auslastung der Teams während der Arbeitszeit wird optimiert, was zu einem ruhigeren sozialen Klima für alle Beteiligten und einer besser an den aktuellen Kontext angepassten Dynamik führt. Den Mitarbeitern werden neue Möglichkeiten eröffnet und die Position des Managers wird gestärkt!
Ein Instrument zur Steuerung der Aktivitäten zur Optimierung des Kundenerlebnisses
Die Wiederverzauberung der Verkaufsstelle, um einen Mehrwert gegenüber der Konkurrenz zu bieten und Marktanteile zu gewinnen, ist, wie wir verstanden haben, eine der Überlebensfragen, auf die der Einzelhandel eine Antwort finden muss. Es geht darum, die Regale und den Empfang zu verbessern, das Geschäft zu beleben, die beste Verkaufsberatung anzubieten, den Kassengang zu beschleunigen und immer bessere und schnellere Dienstleistungen zu entwickeln, sei es Lieferung, Drive oder Click and Collect.
Eine große Herausforderung, aber durchaus machbar, wenn das Steuerungsinstrument seinen Platz in der Gleichung hat. Denn durch die Organisation Ihrer Tätigkeit, die Berücksichtigung der Realität vor Ort, die Verwaltung neuer Arbeitsmethoden und die Rückgewinnung von schlecht genutzten Stunden ermöglicht Ihnen dieses Management-Tool, Ihre zeitlichen und personellen Ressourcen in den Dienst des Kundenerlebnisses zu stellen: Der Kunde wird besser empfangen und beraten, die gewünschten Produkte sind im Regal, der Verkaufsraum ist sauber und gut gekennzeichnet, die Wartezeit an der Kasse wird verkürzt, die Serviceaufgaben werden besser erfüllt.
Das Kundenerlebnis ist angenehmer, ohne Frustrationen: Der Warenkorb ist mehr und besser gefüllt, der Umsatz steigt und man kann sich wieder den Gedanken „Marge retten“ erlauben.
Ein Instrument zur Steuerung der Aktivitäten, um so nah wie möglich an der Realität vor Ort zu sein.
Die Tätigkeit einer Verkaufsstelle wird durch ständige Schwankungen des Volumens, Verzögerungen, geplante und ungeplante Abwesenheiten, Vertretungen und verschiedene Unwägbarkeiten beeinflusst. Darüber hinaus hängt sie von der Häufigkeit und dem Rhythmus der Lieferungen sowie von den Spitzen- und Tiefpunkten der Kundenfrequenz ab, die antizipiert werden müssen, da sie sich sonst bemerkbar machen. Auch die Daten aus der Praxis ändern sich ständig.
Das Management-Tool integriert diese Ströme sowie externe Ereignisse und berufliche Zwänge, die mit der Art der Arbeitszeit und der Aufgaben verbunden sind (variable Arbeitszeit, mit Endzeiten, feste Zeiten oder nach Ermessen des Managers.
Im Rahmen dieser verschiedenen Fähigkeiten ermöglicht das Instrument zur Aktivitätssteuerung die Verwaltung der Last-Kapazitäts-Gleichung über drei Betriebsperioden.
Nutzung des Steuerungsinstruments über einen Zeithorizont von drei Wochen
Das Workload Management Tool berechnet die voraussichtliche Arbeitsbelastung für drei Wochen im Voraus und vergleicht sie mit den vom Workforce Management zur Verfügung gestellten Arbeitszeiten. Zu diesem Zeitpunkt muss beurteilt werden, ob die Arbeitsbelastung bewältigt werden kann.
Die Arbeitszeiten werden dann so angepasst, dass sie den Bedürfnissen vor Ort besser entsprechen.
Nutzung des Steuerungsinstruments am Tag 1
Am Tag 1 berücksichtigt das Management-Tool die aktuellsten verfügbaren Daten, d.h. die tatsächlichen Daten über die Produktlieferungen sowie genauere Prognosen über die Besucherzahlen.
Diese Informationen fließen in die Berechnung des variablen Arbeitsaufwandes ein, wie z.B. Zeiten für Kassieren, Regale einräumen oder Verkaufsberatung. Ebenso werden zu diesem Zeitpunkt bekannte Abwesenheiten berücksichtigt.
Die Arbeitsbelastung wird dann gleichmäßig auf die anwesenden Teams verteilt, und jeder
weiß, was er am nächsten Tag zu tun hat – dank eines neuen, präziseren Plans!
Nutzung des Steuerungsinstruments am Tag X
Wenn an diesem Tag keine Unwägbarkeiten auftreten, werden die Aufgaben wie geplant durchgeführt.
Im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses kann effizient reguliert und angepasst werden, da das Tool Spielräume aufzeigt, die für eine mögliche Verstärkung der Aktivität genutzt werden können. Im Falle einer zusätzlichen Nachfrage nach E-Commerce-Vorbereitungen zeigt das Tool beispielsweise im gesamten Geschäft an, welche Mitarbeiter für diese Aktivität mobilisiert werden können, um mehr Umsatz zu generieren. Und das mehrmals täglich!
Im Laufe des Tages wird die Ressourcenzuweisung in Echtzeit an die Schwankungen der Arbeitsbelastung (Spitzen oder Rückgänge der Aktivität) und an die Unwägbarkeiten angepasst, je nach den letzten integrierten Informationen. Auf diese Weise wird das Arbeitsaufkommen je nach Tageszeit besser eingeschätzt und kann bei Bedarf angepasst werden: realistisch, vorausschauend und daher nicht erlitten!
Durch die Eröffnung eines operativen Horizonts in Echtzeit ermöglicht das Steuerungsinstrument nicht nur eine unvergleichliche Reaktionsfähigkeit, sondern auch die Optimierung des Einsatzes der Teams in letzter Minute, wobei die ordnungsgemäße Ausführung der Aufgaben gewährleistet bleibt.
Kundenerfahrung, Prognose der Arbeitsbelastung, Motivation der Teams, gute Nutzung der Zeit, Beherrschung der Gleichung Last/Kapazität in Echtzeit: Die Vorteile eines Managementinstruments sind unbestreitbar.
Das Konzept des Auslastungsmanagements steht im Mittelpunkt der Tätigkeit des Unternehmens Timeskipper, das in diesem Bereich ein echtes Know-how entwickelt hat. Das Unternehmen kennt die Abläufe in den Geschäften und deren Best Practices, verfügt über hochentwickelte Zeiterfassungstechniken, kann Daten aus unterschiedlichen Quellen integrieren und nutzt KI- und Machine-Learning-Algorithmen: Seit mehr als einem Jahrzehnt unterstützt das Unternehmen Einzelhändler bei der Lösung von Geschäftsproblemen, die sich aus unterschiedlichen Anforderungen ergeben:
Verbesserung des Kundenempfangs bei einem Umbauprojekt wie z.B. einer Filialerweiterung;
Optimierung der Vertriebskosten bei gleichzeitiger Verbesserung des Ladenlayouts.
Eine Umbruchsituation, die schnelle Produktivitätssteigerungen erfordert.
Das gleichnamige SaaS-Management-Tool wurde von Einzelhandelsprofis für Einzelhandelsprofis entwickelt. Die Timeskipper-Plattform ist einzigartig in der Branche und stellt die umfassendste und ausgereifteste Lösung zur Optimierung der Aktivitäten von Filialteams auf dem Markt dar. Sie lässt sich schnell implementieren, ist einfach und intuitiv zu bedienen und kann in alle Informationssysteme integriert werden. Mit einem ROI von weniger als 6 Monaten sind die Ergebnisse signifikant!
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