3 Schlüssel zur Steigerung der operativen Exzellenz im Einzelhandel

Krisenstab im Einzelhandel!

Vor dem Hintergrund des hohen Wettbewerbsdrucks steht die Branche unter starken organisatorischen Spannungen, die mit ihrer Umwandlung in den letzten Jahren sowie mit beispiellosen Schwierigkeiten bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern zusammenhängen. Eine unbeständige Situation, die durch das aktuelle wirtschaftliche Umfeld, das steigende Energie- und Rohstoffpreise, unberechenbare Lieferungen und eine galoppierende Inflation bei Waren miteinander verbindet, noch weiter verkompliziert wird.

In diesem Zusammenhang ist es für die einzelnen Akteure schwierig, ihre Rentabilität zu bewahren.

Dank einer Gelegenheit vom Niveau des roten Gürtels 10. DAN können die Verkaufsstellen mithalten: Diese Gelegenheit besteht in der Umsetzung der operativen Exzellenz in den Filialen.

Hier geht es vor allem darum, im Einsatzgebiet die Effizienz der Teams mit der Qualität der Ausführung zu kombinieren. Natürlich gibt es viele externe Faktoren, wie z. B. die Optimierung der Rückflüsse, die die operative Exzellenz beeinflussen können. In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch vor allem auf die verfügbaren Hebel, die den Verkaufsstellen zur Verfügung stehen, um beide Ziele gleichzeitig zu erreichen:

• jede Arbeitsstunde nutzbringend gestalten
• dem Kunden den bestmöglichen Dienst bieten

Im Mittelpunkt stehen die Optimierung von Prozessen und die richtige Zuordnung von Ressourcen zur Aktivität, vor dem Hintergrund der Managementleistung.

Es klingt für Sie wie eine Untertreibung, wenn behauptet wird, es sei schwierig, die Exzellenz auf allen Ebenen umzusetzen?

Gut! Timeskipper zeigt Ihnen, dass die Verkaufsstelle durch die gekonnte Steuerung der Arbeitsbelastung ihrer Teams richtig und präzise auf die Herausforderungen der operativen Exzellenz reagieren kann.

Hebel Nr. 1: sorgen Sie für eine felsenfeste Organisation

Ein Betriebsmodell optimal zu organisieren, erfordert eine sehr genaue Einschätzung der Aktivitäten. Dazu muss Folgendes berücksichtigt werden:

• Das am besten geeignete Organisationsmodell (Spezialisierung der Teams, mehrere Tätigkeiten oder vollständige Polyvalenz)
• Alle Aufgaben erfassen, die richtige Art der Ausführung und die Berechnung der Dauer festlegen
• Entwicklung von Schnittstellen oder Prognosealgorithmen (Machine Learning), mit denen die mit jeder Aufgabe verbundene Arbeitsbelastung berechnet werden kann
• Optimale Verteilung der Arbeitslast unter Berücksichtigung der betrieblichen Prioritäten, der Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der zeitlichen und rechtlichen Vorgaben …

Zugegeben, die Summe dieser Faktoren und die Bedingungen für ein Modell, das diesen Namen auch verdient, können wie unüberwindbare Hindernisse erscheinen … Aber dadurch wird es möglich, die Anzahl der Stunden und Mitarbeiter zu bestimmen, die für jede Aufgabe (Verkaufsberatung, Warenannahme, Regale einräumen, Kasse bedienen …) bereitgestellt werden müssen, damit diese effizient und unter den besten Bedingungen für die Teams durchgeführt werden kann.

In dieser Phase besteht die Steuerung der Aktivität darin, die Arbeitslast zu organisieren und sie an die richtigen Personen zu verteilen. Darunter verstehen wir Mitarbeiter, die wissen, warum, wie, in welcher Reihenfolge und zu welchem Zeitpunkt sie ihre Aufgaben erledigen.

Das heißt, um Ihr Geschäftsmodell im Hinblick auf Spitzenleistung zu optimieren, muss der Dirigent der Aufgabe gewachsen sein!

Hebel Nr. 2: Verlassen Sie sich auf Ihre Manager als Katalysatoren für die Teameffizienz

Der Manager ist zwar in erster Linie der Garant für die Effizienzziele seiner Teams in Bezug auf die Verkaufsstelle, aber seine Aufgaben gehen weit darüber hinaus. Solide operative Fähigkeiten, seine unmissverständliche Vorbildfunktion und menschliche Qualitäten sind seine besonderen Stärken bei seiner täglichen Aufgabe. Sie helfen ihm, das Vertrauen seiner Teams zu wecken, sie zu motivieren, an Legitimität und Autorität zu gewinnen. Diese Fähigkeiten tragen zu einer kontinuierlichen Verbesserung und positiven Entwicklung jedes Einzelnen sowie des Managers selbst bei … vorausgesetzt, die Managementaufgaben werden gesteuert. Vergessen wir nicht, dass es um operative Exzellenz geht!

Aber was bedeutet Steuerung für einen Manager?

Zunächst geht es darum, die Arbeitslast innerhalb der Teams fair und gerecht zu verteilen und dann anhand von Leistungsindikatoren die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben zu überwachen.

So ist der Manager in der Lage, zu erkennen, welche Mitarbeiter Unterstützung brauchen, und ihnen gute Praktiken zu vermitteln, damit sie Selbstvertrauen gewinnen und selbstständiger werden. In diesem Sinne gewinnen übrigens auch die operativen Prozesse an Effizienz und Qualität, was eine unabdingbare Voraussetzung für den Anspruch auf operative Exzellenz ist.

Schließlich setzt die Steuerung voraus, dass der Manager sich auf sachliche Informationen stützt: Indem er diese transparent mitteilt, wird seine Haltung unanfechtbar und seine Autorität kommt auf natürliche Weise zum Tragen. Dadurch ist er in der Lage, sein Anspruchsniveau zu erhöhen, wenn er eine Möglichkeit zur Verbesserung der Ausführung von Operationen erkennt. Auf diese Weise gelingt es ihm, mit seinen Teams auf organisierte und nachhaltige Weise mehr zu erreichen.

Das ist der Grund, warum die Steuerung der Aktivität dem Manager ermöglicht, nach operativer Exzellenz zu streben.

Hebel Nr. 3: Steuern Sie die Last-/Ressourcenverteilung in Echtzeit

Durch die Steuerung der Aktivität wird ermittelt, was mit den anwesenden Personen zu tun ist, um eine Organisation mit „null falsch genutzter Zeit“ anzustreben.  Damit ist gemeint, dass nicht wertschöpfende Maßnahmen gestrichen, Überlastungsstunden besser verteilt und verfügbare Stunden (d. h. ohne Zuweisung von Arbeitsbelastung) eliminiert werden.

Und um die volle Leistung der Übung zu erreichen, ist die Fähigkeit, auf Schwankungen der Aktivität zu reagieren, indem Ressourcen auf der Grundlage von Echtzeit-Felddaten zugewiesen werden, unerlässlich. Die dynamische Steuerung der Teamarbeit ermöglicht die nötige Flexibilität, um unvorhergesehene Abwesenheiten und andere Unwägbarkeiten auszugleichen, Vielseitigkeit einzuführen, Aktivitätsspitzen aufzufangen oder auch Stunden einzusparen … Jede Entscheidung basiert auf den Bedürfnissen der Aktivität und wird gemessen.

Eine gute Kontrolle der Aufwand-Ressourcen-Zuweisung ermöglicht daher eine höhere Effizienz bei der Aufgabenerfüllung und eine bessere Produktivität der Teams. Auf diese Weise beginnt das Geschäft einen Prozess der ständigen Verbesserung seiner betrieblichen Abläufe. Eine gute Definition der Exzellenz!

Nun müssen Sie zugeben, dass Sie durchaus versucht haben, diese Berechnungen der Arbeitsbelastung, der Gewichtung der Aufgaben, der Einführung von Variabilitätskriterien, Überwachungsindikatoren oder Zufallsfaktoren zu veranschlagen …

Sie müssen jedoch wissen, dass die besprochene Übung ohne das richtige Werkzeug nicht durchführbar ist.

Deshalb richtet sich Timeskipper, DIE Plattform zur Steuerung der Aktivitäten und der Arbeit von Teams im Einzelhandel, an alle operativen und Managementprobleme, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Vorgehensweise auf Spitzenleistungen auszurichten. Ob es darum geht, die Organisation zu modellieren, ihre Umsetzung zu inszenieren und sie dauerhaft zu sichern, der Hebel der Steuerung optimiert in jedem Moment die Effizienz und die Qualität der operativen Ausführung. Die Kosten sind besser unter Kontrolle, die Leistungsparameter verbessern sich kontinuierlich, sodass die Verkaufsstelle wieder rentabel ist und den Wettlauf um die Wettbewerbsfähigkeit wieder aufnehmen kann!