Lebensmittelvertrieb: 3 Wege zur Optimierung der Tätigkeiten der Betriebsteams in der Selbstbedienung

Einleitung

Der Beginn des Jahres gestaltet sich für die Einzelhändler aufgrund des wirtschaftlichen Umfelds schwierig. Die Inflation hat die Unbeschwertheit der Kunden schwinden lassen, der Konsum verlagert sich auf preiswertere Produkte und das Kaufvolumen ist spürbar rückläufig. Ferner steigen die Betriebskosten sowie die Löhne, Investitionen sind notwendig, um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu sein. In diesem Kontext die gewünschte Rentabilität zu erreichen, stellt eine große Herausforderung dar!

Es müssen neue Effizienzquellen gefunden werden. Dazu gehören:

• Eine bessere Kenntnis der Arbeitsauslastung der Teams.
• Ein rigoroses aber auch motivierendes und inspirierendes Management, dass das operative    Geschäft versteht, steuert – kurzum: „lebt“.
• Eine präzise und bereichsübergreifende logistische Optimierung.

Ein echter Kraftakt, aber dennoch zu stemmen … Vorhang auf!

HEBEL NR. 1: DIE KONTROLLE DER ARBEITSBELASTUNG IN DER VERKAUFSSTELLE

Es ist eine unausweichliche Tatsache: Die Tätigkeit in der Verkaufsstelle wird immer vielfältiger. Von den Teams werden ständige Flexibilität und vielfältige Kompetenzen verlangt, um auf das Eiligste, Dringendste, Wichtigste, Obligatorischste usw. reagieren zu können. Kurz gesagt, man muss den Kunden schnell und gut bedienen, koste es, was es wolle!

Eine Anforderung, die jedoch voraussetzt, dass man weiß, wie man die Aktivitäten der Mitarbeiter steuert. Darunter verstehen wir, dass die Arbeitsbelastung, d. h. das Volumen der Arbeitsstunden im Verhältnis zu den erledigenden Aufgaben, innerhalb der Teams richtig eingeschätzt und verteilt werden kann. Es steht viel auf dem Spiel, und es vor diesem Hintergrund zu schaffen, ist ebenso komplex wie überlebenswichtig geworden, zumal die Arbeitsbelastung über drei Zeithorizonte gesteuert werden muss, um sie gut zu beherrschen:

1) Budgetsteuerung

Zunächst geht es darum, im Voraus, monatlich oder jährlich, eine Simulation des Stundenvolumens durchzuführen. Die Übung besteht darin, den verschiedenen Bereichen oder Teams die richtige Anzahl von Personen zuzuweisen, um eine prognostizierte Arbeitsbelastung unter Berücksichtigung urlaubsbedingter Abwesenheiten abzudecken. Die Teamgröße ist so festgelegt, dass sie den operativen Anforderungen gerecht wird.

Idealerweise sollte diese prognostizierte Arbeitsbelastung den Finanzabteilungen als Grundlage für die Erstellung des Budgets dienen und den Personalabteilungen helfen, die Anwendungen zur Erstellung von Stundenplänen zu füttern.

2) Operative Steuerung

Während es bei der Budgetsteuerung darum geht, die Größe des Zielteams im Voraus festzulegen, indem die ideale Anzahl von Personen festgelegt wird, unterscheidet sich die Herausforderung bei der operativen Steuerung der Arbeitsbelastung etwas davon. Denn es geht für den Manager darum, sein Team täglich effizient zu führen, indem er die Aufgabenverteilung zwischen den Mitarbeitern entsprechend ihren Fähigkeiten optimiert und so gerecht wie möglich gestaltet.

Die Arbeitsbelastung wird jeden Tag mit genaueren Daten neu berechnet, z. B. mit dem Volumen der tatsächlich gelieferten Pakete, die in die Regale eingeräumt werden müssen. Der Manager ist dann in der Lage, sie bestmöglich zu verteilen und dabei mögliche Unwägbarkeiten zu berücksichtigen, wie z. B. die unvorhergesehene Abwesenheit eines Mitarbeiters oder eine Lieferverzögerung. Nach der Verteilung der Arbeitsbelastung ist der Manager in der Lage zu sagen, ob er über freie Stunden verfügt, um andere Aufgaben zu erledigen oder z. B. das Drive-Team verstärkt werden muss, wenn dort Stunden für die Kommissionierung von Bestellungen fehlen.

3) Steuerung in „Echtzeit“

Um dem Ganzen die Krone aufzusetzen, ist eine dynamische Steuerung erforderlich, insbesondere wenn die Anforderungen der E-Commerce-Kanäle wie Click and Collect, Drive oder auch die Lieferung nach Hause ins Spiel kommen. Dabei ist es entscheidend, die Nachfrage zu befriedigen und Zeitfenster für die Lieferung zu eröffnen, unabhängig vom Bereich. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, die mit der Kommissionierung jeder Bestellung verbundene Arbeitsbelastung genau zu kennen und zu berechnen, sondern auch in Echtzeit sagen zu können, ob man genug Zeit dafür hat. In diesem Zusammenhang kann man sich vorstellen, wie sportlich die Bewältigung der 41,2 % zusätzlichen Internetbestellungen im Jahr 2020 allein im Lebensmittelbereich für die Teams gewesen sein muss!

Um die Arbeitsbelastung über die drei Zyklen Budget, Betrieb zum Zeitpunkt T-1 und Echtzeit zu orchestrieren, wird eine spezielle Lösung dringend empfohlen!

HEBEL Nr. 2: EIN STRENGES MANAGEMENT MIT VERBINDUNG ZUR PRAXIS

Die Einbeziehung der Teams ist eine der größten Herausforderungen für die erfolgreiche Durchführung des Geschäftsbetriebs und beruht hauptsächlich auf dem Know-how des Managements. Denn es ist entscheidend, dass jeder Mitarbeiter an der Seite seiner Führungskraft seinen eigenen Beitrag zum Gesamtziel versteht und eine Verbindung zwischen seinem persönlichen Engagement und seiner Abteilung, seinem Team und seinem Geschäft herstellt. Die Aufgabe eines motivierenden und inspirierenden Managers im Lebensmitteleinzelhandel ist es, Sinn zu stiften und sein Team zu informieren, zu schulen und zu animieren. Und nur dann kann die für die Reaktionsfähigkeit wichtige Flexibilität und Vielseitigkeit der Teams eingeführt werden, je nach Geschäftsformat in unterschiedlichem Ausmaß.

Lassen Sie uns auch mit dem Zeitgeist Schritt halten! Es gibt digitale und logistische Lösungen wie Tablets oder alle Arten von Geräten, die es ermöglichen, Informationen mobil direkt vor Ort zu empfangen. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit diesen Tools ermöglicht es ihnen, deutlich an Autonomie, Effektivität und sogar Produktivität zu gewinnen. Warum also darauf verzichten?

Wir sollten auch nicht vergessen, dass „Retail is detail“ ein ewiges, aber sehr wichtiges Schlagwort ist. Die Koordinierung und Aufrechterhaltung der richtigen Personen und der täglichen Arbeitsbelastung sowie die Gewährleistung der Genauigkeit der Ausführung und der Aufrechterhaltung der Gesamtqualität des Geschäfts erfordern eine ständige Aufmerksamkeit und eine echte Liebe zum Detail, und das bei jeder Aufgabe! Auf diese Weise wird die Arbeit korrekt oder sogar immer besser erledigt.

Was nun die Direktion betrifft, so besteht ihre Rolle darin, den Managern die Mittel, Autonomie und das Vertrauen zu geben, damit sie die guten Praktiken an die Mitarbeiter weitergeben. So arbeiten die Mitarbeiter in Übereinklang mit der Strategie des Geschäfts in die gleiche Richtung: Qualität.

Wieder einmal erweist sich ein Instrument zur Steuerung der Aktivitäten als unerlässlich, diesmal jedoch für die Effektivität des Managements!

HEBEL Nr. 3: DIE HERAUSFORDERUNG DER LOGISTIK IM GESCHÄFT 

Die besagte Herausforderung besteht darin, eine lineare Optimierung vorzuschlagen, die mit der vorgelagerten Logistik übereinstimmt. In dieser Hinsicht schwebt das Gespenst der operativen Unordnung tagtäglich über den Verkaufsstellen, wobei die Schwierigkeit der Aufgabe darin besteht, dass die Effizienz der Lagerlogistik und die Effizienz der Geschäftslogistik voneinander abhängen.

Zunächst ist es wichtig, den richtigen Rhythmus für die Lieferungen zu finden und die richtige Menge an Produkten zu bestellen. Dies gilt auch für die Art und Weise, wie die Paletten vorbereitet werden. Es ist zum Beispiel sinnvoller, sie mit homogenen Produkten zu strukturieren, in einer Logik, die den Laden nach großen Bereichen organisiert. So werden Mehrfachhandhabungen vermieden, wie z. B. das Aufteilen von Produkten in separate Regale, was einen Zeitverlust mit sich bringt!

Andererseits ermöglicht das Beschaffungsmanagement-Tool zwar die Lieferung der richtigen Produktmengen zum richtigen Zeitpunkt, doch die Optimierung der Regale und Facings bleibt kritisch, um die Effektivität der Vorgänge im Geschäft zu gewährleisten. Die Schwierigkeit besteht darin, das beste Verhältnis zwischen Verkaufsvolumen und linearer Kapazität zu finden, um die Gondeln im Laufe des Tages so wenig wie möglich zu füllen. So profitiert man gleich doppelt: Bestandsunterdeckungen werden vermieden und man spart Zeit, weil man nicht mehr so oft zum Lagerraum laufen muss!

Logistische Effizienz im Geschäft erfordert daher die Integration all dieser Fähigkeiten sowie eine echte Koordinierung mit der vorgelagerten Logistik. In dieser Hinsicht ist es von entscheidender Bedeutung, die folgenden Punkte gleichzeitig zu optimieren:

• Just-in-time-Management für schnelldrehende Produkte, um die Fähigkeit, das Geschäft zu bedienen, zu gewährleisten
• Die Palettierung und Lieferung, in der Logik der Ladeneinrichtung.

Letztendlich ist die Optimierung von Supply und Merchandising Teil einer Logik der kontinuierlichen Verbesserung, deren Herausforderungen nicht leicht zu bewältigen sind: Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zu finden, um die Wertschöpfung sowohl im Geschäft als auch auf der Logistikplattform zu maximieren.

Ein Tool zur Steuerung der Aktivitäten ermöglicht es, Produktivitätsquellen nach Berufsstand, Abteilung und Aufgaben im Geschäft zu identifizieren, und letztlich die gesamte Kette von der Logistik bis zu den Vorgängen im Geschäft zu optimieren.

Schlussfolgerung

TimeSkipper, die Plattform zur Optimierung und Steuerung der Aktivitäten von Teams in Verkaufsstellen, unterstützt Marken bei der Umsetzung der drei Erfolgshebel, die mit der Effektivität der operativen Teams verbunden sind:

1) Das solide Know-how bei der Erstellung von Zeit- und Aufgabenreferenzsystemen und die Leistungsfähigkeit des Tools ermöglichen es Ihnen, die Arbeitsbelastung zu kontrollieren.

2) Managementunterstützung par excellence: Die Plattform hilft dem Manager, relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu kommunizieren: Perspektiven für die Geschäftsprognosen aufzeigen, die Arbeitsbelastung gerecht verteilen und jedem Mitarbeiter Verantwortung übertragen.

3) Das Messsystem zeigt genau an, wie viel Zeit mit jeder Aufgabe verbunden ist, und ermöglicht es jederzeit, die Effektivität zu messen, mit der die Logistikbasen die Verkaufsstellen bedienen.

Letztendlich bedeutet das Vertrauen in die Fachkompetenz von TimeSkipper, dass Sie verschiedene Arten der Geschäftsorganisation durchführen und optimieren, die Effizienz der vorgelagerten Logistik maximieren und ein System der kontinuierlichen Verbesserung zum Nutzen des gesamten Einzelhandelsunternehmens einrichten können!

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