Drive: ¿cómo gestionar a los equipos de preparación de pedidos?
El desarrollo del Drive en la distribución alimentaria durante los últimos años representa un auténtico motor de crecimiento para los puntos de venta… ¡sin embargo aumenta sus costes!
En efecto, los gastos de personal que corresponden a la preparación y a la entrega de los pedidos son altos, y sin embargo no se puede repercutir cualquier costo sobre el cliente final. ¡Es un golpe duro para la rentabilidad!
La solución para hacer frente a esta sensibilidad económica es la capacidad de sincronizar la preparación de los pedidos con las franjas horarias de entrega de los productos a los clientes (sloting) mientras se respeta la promesa (entrega de los productos pedidos a la hora prevista). Para conseguirlo, es imprescindible saber planificar la carga de trabajo adecuada y garantizar una tasa de ocupación óptima de los empleados. Obviamente nos referimos a la gestión de la actividad… ¡La dificultad consiste en saber cómo hacer cuando se trata de las actividades del Drive!
Al respecto, la empresa Timeskipper presenta las nuevas funciones de su plataforma de gestión de la actividad en el punto de venta; conciernen la previsión y la valoración de las tareas del Drive. Explicaciones…
1. Métodos de preparación y tipos de Drive: particularidades que influyen en la productividad
Es importante tener en cuenta los distintos tipos de Drive y métodos de preparación puesto que estos elementos tienen un impacto significativo en la carga de trabajo.
En efecto, según las enseñas, los métodos de preparación pueden variar:
- Preparación monopedido: el preparador se encarga de un pedido a la vez.
- Preparación multipedidos: el preparador prepara varios pedidos al mismo tiempo.
- Preparación por zonas: varios preparadores preparan varios pedidos, pero cada uno está asignado a una sola zona, como la zona de productos frescos o la de productos secos.
Asimismo, las tipologías de Drive varían:
- Modelo picking: los pedidos están preparados a partir del stock de la tienda.
- Modelo darkstore: el stock de mercancía del sitio web de comercio electrónico (hay menos referencias online que en el punto de venta) está ubicado en un almacén o un darkstore; la preparación y la entrega de los pedidos a los clientes se hace desde allí.
- Modelo híbrido: un almacén de productos de alta rotación está dedicado al drive y el complemento de los pedidos está preparado en el punto de venta.
- Plataformas de preparación de pedidos: algunas enseñas como Carrefour detienen este tipo de estructura para el almacenamiento de la mercancía, la preparación de los pedidos (generalmente basada en un alto nivel de mecanización) y la entrega en puntos de recogida, como por ejemplo los Drives peatonales en los centros urbanos.
A fin de calcular y gestionar la carga de trabajo de los equipos de preparación, es esencial elaborar previamente un referencial de tareas con tiempos unitarios medios adaptados a las particularidades de cada tipo de Drive.
Así, la asignación del buen número de personas según los pedidos que llegan está basada en datos justos y pertinentes.
2. Gestión de los equipos de preparación: una planificación en 3 etapas
¿Por qué la gestión de las actividades del Drive es tan esencial?
El reto es doble. En efecto, es absolutamente necesario saber optimizar el par “carga/capacidad” (tasa de ocupación) para evitar que los equipos de preparación no tengan bastante trabajo o al contrario que tengan demasiado… ¿Por qué?
En el primer caso, estas horas de trabajo desocupadas cuestan caro a la enseña, sobre todo que, para el Drive, los empleados hacen las compras en lugar del cliente.
En el segundo caso, el reto es cubrir la sobrecarga de trabajo, incluso proponer de abrir un número máximo de franjas horarias de entrega (slots), apoyándose en los recursos disponibles de los otros sectores, que pueden venir como refuerzo del equipo drive…
Por lo tanto, este método de gestión preciso de la carga de trabajo y de la tasa de ocupación permite optimizar el número de franjas de entrega abiertas y así desarrollar el volumen de negocios y contribuir al crecimiento de las cuotas de mercado de la tienda.
Por ese motivo, hay que tener en cuenta las tres fases de gestión:
1. 3 semanas antes: dimensionamiento de los equipos de preparación de pedidos
Durante esta primera fase, se trata de calcular la carga de trabajo relativa a las tareas de preparación a partir de un volumen previsional de pedidos online, basado en historiales. Por una parte, este volumen permite determinar el número de personas que serán necesarias para cubrir la carga. Por otra parte, permite verificar la capacidad en términos de franjas horarias de entrega al cliente, teniendo en cuenta el número de vehículos que se pueden aparcar simultáneamente, así como el tiempo necesario para entregar el pedido.
2. Día de antes: planificación para el día siguiente
En este momento, hay pedidos reales pendientes (cuya preparación será efectuada el día siguiente) así que un número fijo de empleados previstos.
Basándose en estos datos, las tareas se asignan a los preparadores teniendo en cuenta dos parámetros:
- La carga de trabajo real calculada, que corresponde a la superposición de los pedidos reales con la previsión inicial.
- La tasa de ocupación del equipo drive y los eventuales recursos disponibles en los otros sectores.
También es durante esta fase que se puede considerar reajustar el número de franjas horarias de entrega, según las capacidades, a fin de optimizar el número de pedidos potencial o de limitarlo según los recursos presentes.
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3. El mismo día: reajuste dinámico de la carga de trabajo y de su asignación a los empleados presentes
Se trata de integrar en los plannings los pedidos realizados la misma mañana por los clientes para ser recogidos el mismo día. Así completan la carga de trabajo calculada el día anterior a partir de los pedidos pendientes.
Hay dos casos posibles:
- Si los pedidos realizados el día anterior y los pedidos del mismo día son iguales a la previsión, la carga de trabajo calculada es idéntica a la que se planificó tres semanas antes. Por lo tanto, disponemos de los empleados necesarios para efectuar las tareas y, además, el número de franjas horarias de entrega abiertas es coherente con la demanda.
- Sin embargo, si el volumen de pedidos total para el mismo día es inferior a la previsión, entonces el número de empleados presentes (excepto ausencia imprevista) es superior a la demanda. En este caso, el reajuste dinámico demuestra su potencial.
En efecto, dado que la carga de trabajo se recalcula según el número de pedidos del mismo día, se visualiza la disponibilidad de un cierto número de empleados lo que impulsa a abrir franjas horarias de entrega que podrían haber sido cerradas previamente. Este método funciona también si es necesario cerrar franjas de entrega, cuando se alcanzan las capacidades máximas de preparación y/o de entrega.
¡En todos los casos, la tasa de ocupación es óptima en cada instante!
3. Funciones del módulo ecommerce de la solución Timeskipper
En resumen, la metodología para gestionar las actividades del Drive y reajustar con precisión las franjas horarias de entrega es la siguiente:
- Dimensionamiento de los equipos para cubrir una carga de trabajo previsional:
El punto fuerte de la herramienta es que, a partir de un historial y un algoritmo predictivo muy preciso, anticipa con tres semanas de antelación, y hasta el día anterior, el volumen de trabajo (es decir el número de pedidos que se debe preparar) y el número de personas necesarias para cubrir esta carga.
En este momento, la carga de trabajo valorada en forma de tiempo de preparación de pedidos se asigna por hora.
- Reajuste del planning en función de los pedidos
El día anterior, la solución Timeskipper recupera los pedidos pendientes y cruza la carga real de preparación con la previsión. Luego, la herramienta la asigna a cada preparador, optimizando las tasas de ocupación y el número de franjas horarias abiertas.
El mismo día, la carga real se actualiza cada quince minutos, a medida que los clientes hacen pedidos. Esta carga se asigna también por preparador, o de moto automático, o manualmente por el mánager.
Por lo tanto, el módulo ecommerce Timeskipper se inscribe totalmente en el enfoque de gestión de la carga y de optimización de las franjas horarias de entrega. Los tiempos unitarios y las distintas tareas del Drive se parametrizan en la herramienta, en función del modelo y de la tipología de la estructura. Además, su flexibilidad le permite adaptarse a los cambios de método de preparación de pedidos: por ejemplo, la evolución de un modelo de “preparación monopedido” a un modelo de “preparación por zonas”. Por otra parte, la plataforma maneja perfectamente las tres fases mencionadas antes. Así, se puede prever una carga con equipos planificados conociendo los pedidos reales, para asignar las tareas individualmente.
Conclusión
Con Timeskipper, reajustas la carga de trabajo en tiempo real y manejas la apertura de franjas horarias de entrega de modo óptimo. Aunque el objetivo supremo es alcanzar una ocupación de las franjas horarias de entrega y una optimización de las capacidades al 100%, ¡ya dispones de una auténtica palanca para aumentar el volumen de negocios y controlar la rentabilidad!
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